La bellezza del cambiamento

• Andrea Randone
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SB Italia e il progetto eAppointment di Avon: dalla carta al digitale con tanti benefici

Avon: oltre 135 anni di attività (anno di fondazione 1886) e una presenza in più di 50 Paesi nel mondo tra cui l’Italia, dove è attiva da più di 50 anni. Avon, una delle più importanti e note aziende del settore beauty, segue un modello distributivo di cui è stata pioniera: la vendita diretta, una rete composta da figure che creano network e costruiscono un business attraverso la commercializzazione di prodotti e grazie alla figura chiave del Consulente, l’incaricato alla vendita. Si tratta di un metodo che, rimasto sostanzialmente invariato nei tanti anni di attività, è studiato per mettere al centro le capacità di ogni singola persona coinvolta di attivare la propria rete di relazioni, che si tratti di ‘vendere’ o ‘trovare nuovi Consulenti’ facendo leva su occasioni di incontro fisiche o digitali.

I vantaggi del reclutamento digitale

I risultati raggiunti sono molteplici: innanzitutto, l’estrema semplicità e la velocità del processo di ingaggio  fanno sì che il nuovo Consulente possa aderire alla proposta istantaneamente, spinto dalla volontà e dall’entusiasmo. Per finalizzare  il contratto di adesione all’attività è necessario uno smartphone e l’app Avon, e dato che l’intero processo può avvenire digitalmente, aumentano le possibilità di coinvolgere anche persone distanti fisicamente, o incontrate in diversi contesti; il tutto eliminando ogni forma di cartaceo. Da un punto di vista di organizzazione del lavoro, il nuovo strumento ha permesso una riduzione dei tempi di lavoro di ogni singolo contratto e una sensibile diminuzione degli errori: ad esempio, nel caso in cui si dimenticasse la compilazione di un campo, il sistema provvede a darne segnalazione, impedendo di proseguire. Infine, un sistema tecnologicamente all’avanguardia trasmette l’immagine di azienda dinamica e moderna, capace di affrontare il mondo che cambia.

“La procedura è di fatto un contratto a tutti gli effetti, con relativi obblighi di legge. La chiave del successo di questo processo è la semplicità: più semplice è attraversare le varie fasi – ovviamente nel rispetto della legge – maggiore è la probabilità che una persona aderisca alla proposta. Altro fattore di successo è la flessibilità, che significa capacità di cogliere le occasioni che si possono creare nei modi più disparati. In questo senso, dal processo full digital da poco lanciato ci aspettiamo importanti risultati”, spiega Alessandro Mirandola, GM di Avon. “Il processo utilizzato in precedenza prevedeva la compilazione di moduli cartacei, con i dati e la firma apposta di proprio pugno in fase di adesione. I dati venivano quindi successivamente controllati e validati dagli uffici centrali e, solo dopo l’avvenuta approvazione, il nuovo Consulente diventava effettivamente operativo”.

I cambiamenti in atto

Partendo dalla evidenza che ci troviamo in un mondo sempre più digitale e social, la filiale italiana ha deciso di intraprendere un profondo rinnovamento del processo di reclutamento, rendendolo interamente digitale e sostituendo tutti i moduli cartacei con una App moderna e funzionale. “Tutto il processo può essere gestito tramite App e in totale mobilità: raccolta dei dati del candidato, controllo dei dati e firma digitale del contratto. Tutto con pochi click. L’obiettivo è quello di velocizzare il processo, renderlo più efficiente, aumentare il controllo e accorciare il tempo di perfezionamento del contratto. Un altro importante risultato è rappresentato dall’immagine di azienda innovativa e moderna che una soluzione completamente digitale offre, una immagine di azienda che può così attirare più facilmente l’attenzione delle nuove generazioni”, prosegue Alessandro Mirandola, GM di Avon Italia. Il progetto di Avon nella sostanza si propone come esempio di una vera e propria Digital Transformation che porta innovazione concreta.

Più tecnologie in gioco

Il progetto di eAppointment di Avon comprende una soluzione tailor-made realizzata da SB Italia, composta da un sapiente mix di tecnologie coordinate e appartenenti alle piattaforme ECM Docsweb e AgileSign, entrambe sviluppate da SB Italia. L’idea di fondo è adoperare una sola piattaforma abilitante che, unita a competenze tecnologiche, di approccio e normative, possa arrivare all’obiettivo finale: rispondere alle diverse e complesse esigenze del cliente. “La vera trasformazione digitale, per Sb Italia, si è declinata per Avon in una soluzione di estrema semplicità di utilizzo per gli utenti finali: consente di gestire transazioni complesse in un tempo estremamente limitato, e con il solo utilizzo dello smartphone”, commenta Massimo Missaglia, CEO di SB Italia.

Tre elementi concreti

L’architettura della soluzione è composta da tre principali elementi: il primo è un importante sistema di gestione della Firma digitale, AgileSign, al quale si aggiunge l’App Mobile basata su tecnologia Docsweb Mobile. Infine viene utilizzato il controllo centralizzato della piattaforma ECM Docsweb. In questo modo viene gestito, secondo una nuova modalità, il complesso processo di registrazione di una nuova Scheda di Adesione, garantendo nel contempo l’utilizzo di tutti i protocolli di sicurezza di accesso ai documenti e rispettando i diversi i requisiti richiesti dalla normativa vigente. “Il tutto sfruttando oltre che la tecnologia anche le competenze di SB Italia in termini consulenziali, dal punto di vista operativo così come da quello normativo. Per Avon è stato quindi un cambio radicale del processo di acquisizione di nuovi Consulenti:  nonostante le prevedibili numerose difficoltà operative e di approccio, grazie ad un attento studio per semplificare la fruibilità dello strumento, è stata riscontrata una positiva risposta da parte degli utenti e un’elevata adesione alle nuove metodologie caratterizzata da entusiasmo e partecipazione. Oggi il 100% dei processi di adesione è digitalizzato”, aggiunge Alessandro Mirandola, GM di Avon Italia.                                       

Lavoro più rapido e attivazioni superiori    

Tra i risultati segnalati dalla digitalizzazione dell’intero processo di attivazione figura l’abbattimento dei tempi di lavoro e l’incremento del numero di attivazioni portate a buon fine. Il tutto avviene garantendo nel contempo un’immediatezza dei dati, ora disponibili fin da subito e caratterizzati da accurati controlli di validazione realizzati “a monte” dalla app, laddove in precedenza venivano eseguiti a posteriori al ricevimento del cartaceo in sede centrale. Il fatto di strutturare il processo digitalizzato per step, infatti, consente di gestirlo con una sorta di check list, grazie alla quale ogni fase può essere espletata solo al verificarsi di specifiche condizioni. Questo si traduce nel controllo ancora più efficace del processo e in una miglior tutela – anche dal punto di vista legale – delle parti.  “Non secondario, per un’azienda che opera nel settore beauty e che ingaggia la forza vendita sulla base della capacità di attrazione a 360°, anche il rinnovamento di immagine, nonché l’utilizzo di modalità di interazione e di un approccio culturale più in linea con i tempi che cambiano”, aggiunge Alessandro Mirandola, GM di Avon Italia, mettendo poi al centro l’importanza della user experience basata su app e smartphone come elemento distintivo. L’idea è che in un modello caratterizzato dal coinvolgimento emotivo e dalla passione per il prodotto sia indispensabile essere tempestivi e cogliere la spinta emotiva del “candidato” dando supporto e attivazione immediati. “Aumenta anche il raggio di azione della rete che può rivolgersi a un pubblico più ampio rispetto a quello rappresentato dalla rete di prossimità, con la possibilità di ingaggiare Consulenti attraverso i social, per poi finalizzarne gli aspetti contrattuali in tempi rapidi e con interfaccia ‘user friendly’”, conclude Alessandro Mirandola, GM di Avon Italia