ELIOR RISTORAZIONE

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Processi ottimizzati ed eliminazione totale della carta per il leader della ristorazione italiana.

Con SB Italia tecnologia e revisione dei processi per eliminare le problematiche legate alla distribuzione geografica dell’azienda

Il Gruppo Elior, leader in Italia nella ristorazione collettiva, è stato fondato in Francia nel 1991. Nel 2014-15 in Italia, nella ristorazione collettiva e in quella commerciale, ha registrato un fatturato di oltre 800 milioni di euro con quasi 14.000 dipendenti. Nella ristorazione collettiva Elior serve oltre 113 milioni di clienti all’anno in oltre 2.000 ristoranti e punti vendita in tutta Italia.

Nel corso del 2013 l’azienda ha intrapreso un percorso di digitalizzazione dei processi e dematerializzazione dei documenti aziendali, scegliendo SB Italia come partner per raggiungere gli importanti obiettivi prefissati e la piattaforma Docsweb come soluzione abilitante.

L’area Amministrativa è stata la prima ad essere coinvolta dal processo di dematerializzazione e date le dimensioni dell’azienda, la mole di documenti gestiti ha coinvolto anche l’area del Service Documentale di SB Italia, che con i suoi servizi prende in carico la gestione di tutte le fatture emesse e ricevute dall’azienda ogni mese, oltre 30.000. Il processo di fatturazione passiva prevede che dopo la registrazione nell’ERP aziendale, le fatture vengano scansionate e una volta approvate secondo il workflow stabilito con Docsweb, inviate per la conservazione sostitutiva a norma.

Il processo della fatturazione attiva, che coinvolge anche le nuove procedure di fatturazione alla PA, è interamente gestito in outsourcing da SB Italia con Docsweb: una volta inviati i flussi di fatturazione da SAP verso Docsweb, la piattaforma gestisce l’intero volume di fatture inviandole al portale PA e procedendo dopo l’invio alla conservazione sostitutiva.

Oltre all’area Amministrativa, anche quella delle Risorse Umane ha visto una modifica dei processi interni a seguito dell’avvio del progetto di digitalizzazione riguardante la cartelletta del dipendente: tutti i documenti vengono ora scansionati, indicizzati e caricati in Docsweb per la conservazione.

In questo ambito il ruolo dell’area del Service Documentale di SB Italia è stato determinante per la dematerializzazione dei documenti HR. Infatti, oltre ad occuparsi della stampa e postalizzazione dei cedolini e documenti unici di tutti i dipendenti di Elior, la struttura ha gestito un imponente progetto di recupero dello storico sull’intero territorio italiano, riguardante tutta la documentazione HR presente nelle diverse filiali sparse sulla penisola. Ad oggi sono già stati digitalizzati, resi disponibili per la consultazione e successivamente inviati in Conservazione Sostitutiva oltre un milione di documenti.

“Il progetto di digitalizzazione avviato e gestito con SB Italia è in sintonia con la nostra filosofia di rispetto per l’ambiente. La revisione dei processi attuata ha da subito mostrato la bontà della scelta fatta e contribuito ad incrementare, già nell’immediato, l’efficienza delle attività coinvolte dal progetto” dichiara Paolo Battarino, Direttore dei Sistemi Informativi di Elior Ristorazione.

“Il progetto realizzato in Elior è la dimostrazione di quanto tecnologia e conoscenze metodologiche unite insieme possano trasformarsi in un concreto supporto per il miglioramento organizzativo e anche per le strategie di business dei nostri clienti, contribuendo a razionalizzare procedure e operatività che spesso coinvolgono un gran numero di risorse, sia fisiche che economiche”, conclude Pablo Pellegrini, Document Management, Workflow & Services Division Manager di SB Italia.