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 Spontex: reporting e planning sotto controllo con IBM Cognos

Un progetto gestito da SB Italia per il colosso dei prodotti per la casa

L’azienda

Leader mondiale nella produzione di lattice e cellulosa, il gruppo Mapa Spontex studia, produce e distribuisce strumenti per la pulizia della casa, per la protezione delle mani e per l’igiene della persona. Dalla primavera 2010 fa parte del gruppo statunitense Jarden, che vanta in portafoglio più di 100 brand venduti in 100 diversi paesi, con un fatturato di circa 6 miliardi di dollari e oltre 25.000 dipendenti in tutto il mondo. Oggi, Spontex è leader in Europa nei mercati dei guanti in lattice, panni-spugna e spugne abrasive in cellulosa, e in Italia, dove vanta una consolidata brand awareness e fattura circa 45 milioni di euro. Distribuiti capillarmente da tutte le maggiori catene della grande distribuzione, i prodotti Spontex si stanno facendo strada anche in punti vendita specializzati e nel canale del “fai da te”. Da segnalare anche la presenza della divisione professionale, dedicata alle fabbriche e alle imprese di pulizie, e della divisione industriale, rivolta alle aziende che utilizzano prodotti nell’ambito delle attività di produzione. In Italia, l’azienda ha la propria sede a Pogliano Milanese, alle porte del capoluogo lombardo, e conta circa 60 persone tra dipendenti diretti e indiretti.

L’esigenza

“La nostra esigenza primaria era quella di tenere sotto controllo tutti i KPI, gli indicatori chiave, sia per linea di prodotto sia per singolo cliente e catena della distribuzione, nel massimo dettaglio e quotidianamente”, esordisce Goffredo Luraschi, Managing Director di Mapa Spontex Italia. Si tratta a ben vedere di esigenze condivise praticamente dalla totalità delle aziende operanti nell’ambito del largo consumo, data l’estrema competitività del settore, dove i margini sono sempre più risicati e impongono un’attenzione costante ai dati di vendita e di profitto. “Per acquisire un reale vantaggio competitivo abbiamo voluto spingerci a un livello molto avanzato – prosegue Luraschi – : quando parliamo di vendite non ci riferiamo a un valore unico, ma partendo dalle vendite lorde consideriamo diversi livelli, arrivando fi no alle vendite ‘triplo netto’, cioè al netto di qualsiasi sconto e costo cliente, in modo da individuare la vera redditività di ogni cliente e di ogni singola transazione”. Ma non solo: come noto, la gestione dei prezzi dei prodotti di largo consumo è sempre più complessa, con numerosissime variabili commerciali di cui tenere conto. Spiega ancora Luraschi: “abbiamo un sistema di sconti estremamente complesso, che prevede sconti effettuati direttamente sulla fattura e altri sconti che possono essere riconosciuti al cliente alla fi ne dell’anno sulla base dei volumi, dei fatturati, degli accordi chiusi durante l’anno. Si tratta di sconti che vanno inseriti nelle voci di ristorno di fine anno, dando luogo a un livello di dettaglio estremamente sofisticato di voci di costo relative al trade, che devono essere monitorate sia per singolo cliente sia a livello macro”.

La soluzione

Queste esigenze venivano soddisfatte trasferendo il massimo dettaglio possibile dei dati su fogli elettronici di tipo Excel. “Con tutti i limiti del caso in termini di gestione delle misure – spiega Luraschi -: considerando l’elevatissimo numero di variabili difficilmente si poteva ottenere il dettaglio desiderato con la frequenza necessaria a una seria e puntuale analisi commerciale”. Altro elemento cruciale, oltre alla tempestività e alla puntualità del dato, era l’affidabilità delle analisi: “quando si lavora su un mix variabile di clienti e di prodotti, con centinaia di contratti diversi per cliente/prodotto, l’elaborazione sostanzialmente manuale di questi calcoli finisce per dare risultati in un certo senso vaghi, a meno che non si utilizzi una quantità spropositata di tempo nell’effettuare i calcoli”.

Per fronteggiare la crescente complessità, l’azienda si è messa alla ricerca di sistemi più performanti e in grado di gestire in maniera efficace tutte le diverse variabili in gioco. Spontex ha quindi deciso di utilizzare le soluzioni IBM Cognos BI 10 e IBM Cognos Planning  implementate con la collaborazione di SB Italia, system integrator con un’area specificamente dedicata alla realizzazione di progetti di Business Intelligence e Business Partner di IBM, che da tempo è al fianco di Spontex. In particolare, sono stati realizzati i progetti di Reporting sulle vendite, destinato al personale interno ed esterno, con un livello di dettaglio che arriva fino al singolo codice di prodotto, e di Planning, Budgeting e Forecasting riservato al management.

I vantaggi

L’utilizzo delle soluzioni basate su IBM Cognos si è subito rivelato vantaggioso per il business, grazie alla possibilità di misurare quotidianamente nel dettaglio tutti i trend dei KPI aziendali e degli aspetti commerciali. In particolare, il sistema di Reporting viene utilizzato quotidianamente dalle persone che si occupano di marketing e di trade marketing in azienda, e anche la rete di vendita esterna trae beneficio dagli strumenti quotidianamente aggiornati di Business Intelligence per un supporto puntuale all’attività di negoziazione e di consulenza del trade. Il top management e i singoli responsabili di linea utilizzano poi le più sofisticate funzioni di Budgeting e Planning: “si tratta di misurazioni che non sono tese solo alla verifica, ma sono soprattutto orientate alla pianificazione, ed è qui che entra in gioco la componente IBM Cognos Planning”, sottolinea Luraschi. In questo senso, la Business Intelligence non è utilizzata solo in termini finanziari, ma abbraccia anche gli obiettivi commerciali, allo scopo di comprendere a fondo dove possono essere le opportunità e i punti critici.

Grazie alla flessibilità offerta dalle soluzioni IBM Cognos è possibile individuare e tracciare gli scenari commerciali quantificandone i risultati nel massimo dettaglio di ogni KPI, dalle quantità fino ai margini, prendendo in considerazione ogni possibile variabile, dall’andamento dei costi di produzione a quello dei contratti con il trade: “è un salto epocale nella puntualità e nell’affidabilità delle pianificazioni commerciali”, commenta Luraschi.

Gli sviluppi futuri

Sulla base di queste esperienze positive, la prospettiva per il futuro è quella di “perfezionare lo strumento Planning che già ci fornisce un grandissimo aiuto per codice di prodotto e linea di profitti/perdite – anticipa Luraschi – : per esempio, possiamo fare una stima dell’aumento prezzi per vedere immediatamente qual è l’effetto sul margine, oppure stimiamo un aumento dei costi per categoria di prodotto, e in base all’aumento dei prezzi che ipotizziamo possiamo verificare subito quale può essere il margine ipotetico, in modo da decidere come operare l’aumento per non perdere in termini di competitività”. In altre parole, Spontex può essere in grado di sapere rapidamente quali decisioni strategiche di tipo commerciale possono essere adottate. In questo senso, la soluzione IBM Cognos implementata con SB Italia consente di “tracciare gli scenari commerciali e di effettuare costanti revisioni massimizzando l’accuratezza del dato e minimizzando il tempo dedicato al data entry, in modo da poter dedicare tutte le risorse al business”, conclude Goffredo Luraschi.