RITORNO ALLA SCRIVANIA PER MILIONI DI DIPENDENTI
RITORNO ALLA SCRIVANIA PER MILIONI DI DIPENDENTI
LA SUITE COLLABORACTION DI SB ITALIA ORGANIZZA IN SICUREZZA IL TRAFFICO DEL PERSONALE, LA GESTIONE DELLE SCRIVANIE E DEGLI SPAZI COMUNI. SEMPLICE E VELOCE DA APP O PC.
Nonostante siamo ben lontani da un completo ritorno alla normalità, molte aziende oggi stanno pensando a come far progressivamente tornare i propri dipendenti, in piena sicurezza, alle loro scrivanie.
Il Covid-19 ha inciso su molti aspetti della gestione aziendale ampliando e accelerando problematiche di digitalizzazione dei processi e uno di queste è l’ingresso in azienda di dipendenti e visitatori. Dopo più di un anno di pandemia, infatti, non è facile orientarsi tra le diverse misure di prevenzione del contagio messe in atto nel corso dei mesi. Fare in modo che il progressivo rientro in azienda di dipendenti e collaboratori sia il più possibile protetto è oggi una priorità.
SB Italia, Digital Innovation Company che realizza soluzioni IT all’avanguardia per le aziende che desiderano innovare, ha studiato una suite di soluzioni per rendere la gestione dei dipendenti in azienda semplice ed efficace: Registro Visitatori e l’App Prenotazione Desk rappresentano soluzioni per ogni tipo di esigenza legata all’ingresso in azienda.
Registro Visitatori
L’ingresso in azienda è spesso lasciato in gestione alla reception, con moduli cartacei per i visitatori e badge di gestione dei tornelli o delle presenze per i dipendenti: la registrazione degli accessi è, di conseguenza, poco documentata, non consultabile in tempo reale e scarsamente interattiva. Già prima dell’emergenza Covid-19, i vantaggi di dotarsi di un sistema digitale di registro accessi erano molteplici: disporre di una gestione ottimale della privacy, dematerializzare il registro cartaceo e il poter verificare – in tempo reale e in ogni momento – le presenze in azienda.
Con la soluzione Registro Visitatori, la gestione degli accessi in azienda non è mai stata così semplice e sicura. In cloud o installata in azienda, può essere utilizzata da pc oppure da qualsiasi tipo di tablet, poiché l’accesso avviene tramite browser al portale web. Registro Visitatori assicura la protezione dei dati, grazie a pseudonimizzazione e crittografia, strumenti fondamentali per proteggere i dati personali e sensibili di persone fisiche e giuridiche, al fine di garantire loro piena e totale riservatezza. Inoltre, la soluzione permette la pre-registrazione delle richieste di permesso di accesso in azienda dei visitatori esterni (ospiti, fornitori, ecc.) realizzabile da tutti gli utenti aziendali. Per evitare assembramenti in entrata e uscita, è possibile pre-registrare sul portale i dati del visitatore in modo da ridurre al minimo i tempi di inserimento dati. In questo caso, viene inviata email con codice di riconoscimento e con questo il visitatore al check-in dovrà solo inserirlo, prendere visione delle informative (anticipate anche via email), firmarle e stampare o ritirare il badge. Con lo stesso codice effettuerà anche rapidamente il check-out.
Prenotazione Desk è la web app che permette di organizzare l’ingresso in azienda di dipendenti e collaboratori rispettando il protocollo di sicurezza aziendale e riducendo il contatto sociale con il personale in reception. Accessibile da qualsiasi dispositivo e in qualsiasi momento, sfruttando appieno tutte le potenzialità del cloud, consente di prenotare le postazioni di lavoro e le sale riunioni nel rispetto delle normative sul distanziamento sociale. L’applicazione consente di essere subito informati se c’è disponibilità nel giorno richiesto o se la capienza massima sia già stata raggiunta. L’applicazione permette la registrazione delle presenze alle scrivanie prenotate con la scansione di un QR code appositamente predisposto, nel pieno rispetto della privacy dei collaboratori. A ogni accesso in azienda, i dipendenti hanno inoltre la possibilità non solo di prendere visione delle informative predisposte e di dichiararne la presa visione, ma anche di accettare l’ultima versione della normativa.
Daniele Meneguzzi, BU Manager ERP e Sistemi Informativi, osserva: “La nostra suite di soluzioni permette di creare una vera e propria virtual reception: accreditare i visitatori e gestire l’ingresso di dipendenti e collaboratori senza la necessità di toccare la carta e senza l’utilizzo di penne o di tablet – parliamo infatti di accesso completamente touchless – rappresenta un indubbio vantaggio non solo in termini di sicurezza ma anche nell’ottica di una standardizzazione del processo di accesso e di una migliore organizzazione del lavoro”.